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Station 00 · Orientierung/Phase 4

Wann Sie keinen Ablauf bauen

Die billigste Automatisierung ist die, die man nicht baut. Vier Fragen klären das in fünf Minuten — jede kann das Vorhaben beenden.

Der Film zu dieser Phase1:13 — mit Untertiteln. Er ersetzt den Text nicht, er geht ihm voraus.

Diese Phase steht bewusst vor allem Einrichten. Ein Ablauf ist nicht kostenlos: Er will betrieben, gesichert, aktualisiert und überwacht werden, und er hat einen Zuständigen zu haben. Das lohnt sich häufig — aber nicht immer.

Vier FragenJede kann das Vorhaben beenden, bevor es beginnt
DIE BILLIGSTE AUTOMATISIERUNG IST DIE, DIE MAN NICHT BAUT1Kommt der Vorgang öfter vor als einmal im Monat?nein →Von Hand ist billiger. Ein Ablauf willgepflegt werden.2Steht der Auslöser fest — Ereignis oder Uhrzeit?nein →Dann fehlt der Anfang. Erst den Auslöserklären.3Merkt jemand, wenn der Ablauf still steht?nein →Erst die Meldung bauen, dann den Ablauf.4Ist ein zweiter Durchlauf harmlos?nein →Erst den Vorgangsschlüssel, dann denAblauf.Bleiben alle vier Türen offen, lohnt der Ablauf: er kommt oft genug vor, er hat einen klarenAnfang, sein Stillstand fällt auf, und ein doppelter Durchlauf richtet keinen Schaden an.

Drei Vorhaben aus der Praxis, richtig zugeordnet

VorhabenDas richtige MittelWarum
Einmal im Jahr 400 Adressen aus einer Liste in ein System übernehmenEin Import, von Hand angestoßenEinmal im Jahr rechtfertigt keinen betriebenen Ablauf. Die Pflege kostet mehr als die Arbeit.
Jede eingehende Anfrage bestätigen und zuordnenEin AblaufKlarer Auslöser, feste Schritte, kommt täglich vor, Stillstand fällt auf.
Aus einem Vertragstext die Fristen herauslesen und bewertenEin Agent oder ein MenschWelche Schritte nötig sind, hängt vom Text ab. Das ist keine feste Kette — siehe Kurs 2.
Die dritte Frage wird am häufigsten übersprungen. „Merkt jemand, wenn der Ablauf still steht?" — Ein Ablauf, der still stehen bleibt, ist schlimmer als keiner: Vorher wusste jeder, dass die Arbeit liegenbleibt. Jetzt glauben alle, sie sei erledigt. Station 05 baut die Meldung dafür; wer sie nicht bauen will, sollte den Ablauf nicht bauen.
Kurz nachgedachtErst überlegen, dann aufklappen — es zählt niemand mit.
1Ein Kollege sagt: „Wir automatisieren die Angebotserstellung." Was fragen Sie zurück?
Was ist der Auslöser, und was steht daran vorher fest? Wenn ein Angebot aus festen Bausteinen und Preisen entsteht und die Anfrage strukturiert hereinkommt, ist es ein Ablauf. Wenn jemand für jedes Angebot entscheidet, was hineingehört, ist es Arbeit mit Werkzeugunterstützung — und kein Ablauf.
2Woran erkennen Sie, dass ein Vorhaben für den Anfang zu groß ist?
Daran, dass Sie den Auslöser nicht in einem Satz sagen können oder mehr als zwei Verzweigungen brauchen, um den Vorgang zu beschreiben. Beides ist ein Zeichen, dass in Wahrheit mehrere Vorgänge in einem stecken. Schneiden Sie sie auseinander und bauen Sie den häufigsten zuerst.
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